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Personal Assistant to the CEO

Details

Position
Personal Assistant to the CEO
Employment type
Part-time
Qualification
N/A
Location
Kreuzberg
Description
German description after English:

The CEO of Carlier Gebauer gallery, located in the heart of Berlin, is looking for a part-time personal assistant (PA). Please note, that although this position is in a gallery and for a galerist, and would have to work cohesively with the team, you will work personally for the CEO and not the gallery.

If you believe you are able to fulfill the following position please send your CV and Cover Letter with at least one recent reference to: mb@carliergebauer.com.

As a PA your duties will include (but are not limited to):
- Booking international travel and accommodation that fulfill specific requirements.
- Handle and assist in manners of the German “Verwaltung,” specifically pertaining to the Finanzamt, Versicherung, Einbürgerung, etc.
- Handle personal financial matters, for example handling with banks and credit card companies on behalf of the CEO.
- Running personal errands (i.e. Dry Cleaning, Mail, Dinner Reservations, purchasing of gifts, etc).
- Maintain the personal and professional calendar, and update accordingly.

What we require:
- Fluency in the German language.
- Someone who is experienced working with Mac IOS and archival databases (i.e. File Maker), and is quick learning in the realm of technology.
- An individual who practices the highest level of confidentiality.

What we are looking for:
A punctual individual, who is driven and professional, and is able to handle a fast paced environment well. This individual is organized and able to work with limited direction. Our ideal candidate has experience working as a PA, or has done a job similar to this in some capacities. Although this is part-time we would need someone who is flexible with their schedule, for example: Being able to stay overtime if needed, be able to take care of last minute situations.

Auf deutsch:

Die CEO der Galerie Carlier Gebauer, im Herzen Berlins, sucht eine Teilzeit persönliche Assistent/-in (PA). Bitte beachten Sie, dass diese Position zwar in einer Galerie und für einen Galeristen ist und eng mit dem Team zusammenarbeiten müsste, Sie jedoch persönlich für den CEO und nicht für die Galerie arbeiten.

Wenn Sie glauben, dass Sie die folgende Position erfüllen können, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Cover Letter mit mindestens einer aktuellen Referenz an: mb@carliergebauer.com.

Als PA umfassen Ihre Aufgaben (sind aber nicht beschränkt auf):
- Buchung von internationalen Reisen und Unterkünften, die bestimmte Anforderungen erfüllen.
- Abwicklung und Mitwirkung in den Verfahren der deutschen Verwaltung, insbesondere in Bezug auf Finanzamt, Versicherung, Einbürgerung usw.
- Abwicklung persönlicher Finanzangelegenheiten, zB Abwicklung mit Banken und Kreditkartenunternehmen im Auftrag des CEO.
- Erledigung persönlicher Besorgungen (z. B. chemische Reinigung, Post, Reservierungen für das Abendessen, Einkauf von Geschenken usw.).
- Pflegen Sie den persönlichen und beruflichen Kalender und aktualisieren Sie ihn entsprechend.

Was wir benötigen:
- Fließende Deutschkenntnisse.
- Jemand, der Erfahrung in der Arbeit mit Mac IOS und Archivdatenbanken (z. B. File Maker) hat und schnell im Bereich der Technologie lernt.
- Eine Person, die ein Höchstmaß an Vertraulichkeit praktiziert.

Was wir suchen:
Eine pünktliche Person, die motiviert und professionell ist und in der Lage ist, mit einer schnelllebigen Umgebung gut umzugehen. Diese Person ist organisiert und in der Lage, mit begrenzter Anleitung zu arbeiten. Unser idealer Kandidat hat Erfahrung in der Arbeit als PA oder hat in einigen Funktionen einen ähnlichen Job gemacht. Obwohl es sich um Teilzeit handelt, brauchen wir jemanden, der zeitlich flexibel ist, zum Beispiel: Überstunden machen, wenn nötig, sich um Last-Minute-Situationen kümmern können.
Published till
Mar 1, 2022

Contact Data

Institution
Carlier Gebauer GmbH
Address
Markgrafenstraße 67
10969 Berlin
Germany
E-mail
Phone
Web

Categories

Job field
Culture
Museum & Art
Tags
Art Gallery, Part Time, Personal Assistant
Category
Visual Arts
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