Details

Position: Büromanagement Musicboard Berlin GmbH (m/w/d)

Employment type: Part-time

Qualification: Middle

Location: Wedding

Description: Die Musicboard Berlin GmbH sucht ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Büromanager:in (30 Stunden die Woche); zunächst befristet für ein Jahr mit Option auf Verlängerung.

Das Musicboard ist eine bundesweit einzigartige Einrichtung und will Popmusik auf neue, einfallsreiche Art fördern sowie den Diskurs zur Popkultur in Berlin lebendig halten. Es steht für einen wertschätzenden Umgang mit Diversität und eine inhaltsbasierte Musikförderung, bei der die Perspektive der Musiker:innen im Vordergrund steht. Es setzt auf die Mitarbeit und innovative Kraft der Musikschaffenden, ihrer Communities und Kollektive. In mittlerweile sechs verschiedenen Förderprogrammen unterstützt das Musicboard Berlin über jurybasierte Call for Concepts sowohl Musiker:innen direkt als auch Musikprojekte in Berlin. Das Musicboard ist zudem seit 2015 für die Organisation des Pop-Kultur Festivals verantwortlich und richtet seit 2018 die Fête de la Musique in Berlin aus.

Für die Büroorganisation und organisatorische Koordination der Musicboard Teilbereiche sucht das Musicboard ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Büromanager:in in Teilzeit.

Tätigkeiten / Aufgabenbereich:
• Koordination, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen und Terminen (inkl. Protokollführung)
• Überarbeitung und Vorbereitung von Unterlagen / allgemeine Bürotätigkeiten
• Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen, auch für die Teilbereiche Pop-Kultur und Fete de la Musique
• Übernahme administrativer und operativer Aufgaben (z.B. Management Arbeitssicherheit, Angebotseinholung Dienstleiter:innen, Übersicht und Bestellung Bürobedarf, Arbeitsplatzeinrichtung)
• Ansprechpartner:in für allgemeine Büroorganisation (z.B. Hausmeister:in, Hausverwaltung, Reinigungsfirma)
• Sitzungs- und Veranstaltungsvorbereitung und Durchführung (z.B. Beiratssitzung, Jurysitzungen, Kooperationsveranstaltungen mit anderen Institutionen)
• Bearbeitung von telefonischen sowie elektronischen Anfragen zu allgemeinen Fragestellungen / Korrespondenz
• Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
• Weiterleitung von sonstigen Anfragen an das zuständige Personal
• Rechnungseingangsüberwachung und Kassenbuchführung
• Reisekoordination für die Geschäftsführung sowie Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Arbeiten

Anforderungen:
• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen
• Organisationstalent und Eigeninitiative
• Grundkenntnisse kaufmännische Regeln und Prinzipien
• Fundierter Umgang mit den MS-Office-Programmen
• Einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Awareness und Diversity-Kompetenz
• Strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Freundlichkeit
• Teamfähigkeit

Außerdem von Vorteil:
• Praktische Erfahrungen im Umgang mit öffentlicher Förderung und Verwaltung
• Praktische Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabengebiet
• Freude am lösungsorientierten Arbeiten

Was wir bieten:
• Arbeiten in einem kleinen Team mit flachen Hierarchien
• Sehr gute Arbeitsatmosphäre, offene Kommunikationskultur
• Flexible Zeiteinteilung teilweise möglich
• Einblick in die Berliner Popmusik und –kulturlandschaft
• Arbeiten in einer lernenden Organisation, die offen ist für Veränderung und die Diversität und Inklusion aktiv fördern und verankern möchte, insbesondere auch in den eigenen Strukturen

Die Vergütung orientiert sich am Tarifvertrag der Länder Stufe E8.

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, dann bewerben Sie sich gern bei uns, bitte ausschließlich per E-Mail mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse), an:

Jana Sylvester (sie/ihre): jana.sylvester@musicboard.berlin.de

Die Musicboard Berlin GmbH fördert aktiv eine Kultur der Wertschätzung von Vielfalt und vielfältigen Identitäten und möchte strukturelle Ausschlüsse und Diskriminierungsformen vermeiden und abbauen. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von BIPoC (Black, Indigenous, People of Colour), Menschen mit Behinderung, Menschen aller Nationalitäten, Religionen und Weltanschauungen, sexueller Orientierungen und geschlechtlicher Identitäten sowie aller Altersgruppen.

Anerkannte schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin