Details

Position: Büroassistent/in Office Management (m/w/d) 20-40 std/w

Employment type: Full-time

Qualification: Junior Middle

Location: Mitte

Description: Du bist ein echtes Organisationstalent?
Du liebst den Kontakt zu Kollegen und Kunden?
Du hast Lust unsere Agenturkultur mitzugestalten?

Dann bist du bei uns richtig!

Als Office Manager (m/w/d) übernimmst du gerne alle anfallenden Anfragen zum Thema Office Management, Reisebuchungen, Firmenveranstaltungen, Bestellungen und Rechnungen und vielem mehr. Mit deiner Hands-on Mentalität bringst du Optimierungsprozesse voran und stehst mit deiner freundlichen und offenen Art Mitarbeitern zur Seite. Du stimmst dich darüber hinaus gekonnt und souverän mit externen Ansprechpartnern wie zum Beispiel Lieferanten ab. Du herrschst über unsere Büroräume und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher – auch wenn es um Arbeitssicherheit und Assistenzaufgaben für den Bereich New Business und Human Resources geht. Das Front Office ist dein Heiligtum und du bist mit allen dort anfallenden Tätigkeiten (Empfang, Telefonzentrale, Postbearbeitung, etc.) bestens vertraut und scheust auch den Kontakt auf Englisch mit unseren internationalen Mitarbeitern und Kunden nicht.

Wir sind studio 38 pure communication GmbH - eine inhabergeführte, multidisziplinäre Kreativagentur mit Sitz in Berlin Mitte. Wir stehen für integrierte, ganzheitliche Kommunikation von der Strategie bis zur Produktion, offline wie online, 360°. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung und Inszenierung von innovativen Markenerlebnissen, die nicht nur verkaufen, sondern auch berühren und bewegen.

Es geht um:
• Allgemeines Officemanagement, Telefonzentrale, Postein- und Ausgang, Vorbereiten der Meetingräume sowie Catering, Bestellung von Büromaterial sowie Getränken,
• Ansprechpartner für Dienstleister wie Sicherheitsdienst, Hausverwaltung und Reinigung
• Reisemanagement- und Buchung
• Organisation von Firmenevents (Sommerparty, Weihnachtsfeier, etc.)
• Teamassistenz für Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen
• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen, Rechnungen, Reportings
• Lieferantenmanagement
• Arbeitssicherheit

Das bringst Du mit:
• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position; bestenfalls im Agenturumfeld
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Organisationstalent mit großer Eigeninitiative, um Dinge proaktiv voranzutreiben
• Offene und freundliche Art im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie professionelle Kommunikation auf allen Hierarchieebenen
• Flexibilität
• Gründliche Arbeitsweise und ein Auge fürs Detail
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir:
• Spannende, anspruchsvolle Projekte für internationale Kunden
• Abwechslungsreiche Aufgaben und Eigenverantwortung
• Perspektiven zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Teilnahme an Weiterbildungsangeboten und Zertifizierungen
• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
• Internationale, diverse Unternehmenskultur und Arbeitsatmosphäre
• Sehr guten Teamspirit
• Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten (nach Absprache)
• Tolle Arbeitsräume in bester Berlin-Mitte-Lage mit sehr guter ÖPNV-Anbindung

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, sowie Angaben zum möglichen Eintrittstermin und zu Deinen Gehaltsvorstellungen.