Stellenausschreibung: Büroorganisation und Mitarbeit Projektleitung
Das Performing Arts Programm ist eine Initiative des LAFT Berlin, die dezidiert auf die Situa- tion und Bedürfnisse der Akteur*innen der freien darstellenden Künste in Berlin ausgerichtet ist. Ziele sind dabei die Steigerung und Verstetigung der der lokalen, überregionalen und inter- nationalen Sichtbarkeit künstlerischer Arbeiten des Kunst- und Kulturstandorts Berlin, die Öffnung der freien darstellenden Künste für neues Publikum sowie die Bündelung und Weiter- gabe von Wissen und Kompetenzen, die Verstärkung von Synergien und die Schaffung neuer Kooperationen inner- und außerhalb der Freien Szene.
Das Performing Arts Programm Berlin sucht ab 1. Januar 2024 eine Verstärkung als organisa- torische und kommunikative Schnittstelle für das Team des neuen Projekts „PAP Berlin – Per- forming Arts im Fokus“, als Unterstützung der Projektleitung sowie für die allgemeine Büroor- ganisation des Projekts.
Wir freuen uns auf kollegiale, verlässliche, aufmerksame und verantwortungsbereite Men- schen, die als Duo möglichst langfristig ein Projektteam zusammenhalten und koordinieren können, aber auch keine Sekretariats- oder Aufräumarbeiten scheuen.
Büroorganisation und Mitarbeit Projektleitung
Arbeitsbeginn: zum 1. Januar 2024, Vertrag zunächst auf zwei Jahre befristet, Verlängerung erwünscht
Arbeitsumfang: 20 Wochenstunden in Festanstellung
Vergütung: 1.550,00 Euro brutto monatlich
Bewerbungsfrist: 31. Oktober 2023
Bewerbungsgespräche: voraussichtlich am 10. November 2023
Zu den Aufgaben gehören insbesondere:
• Kontinuierliche Ansprechstelle für in- und externe Anfragen, Bündeln und Verteilen von Anfragen und Informationen und Ausführung allgemeiner Sekretariatstätigkeiten.
• Zentrale Informations- und Terminkoordination sowie Vorbereitung und Koordination interner Sitzungen und Besprechungen.
• Betreuung der Bürostruktur (analog und digital): Planung, Organisation und kontinuierliche Verbesserung u. a. durch Planung und Beschaffung von Büro- und Einrichtungsmaterialien sowie digitale Tools und technische Büroausstattung, Lagerräume, Ablage und Inventarisierung.
• Unterstützung im Personalmanagement z. B. bei der Koordination von Klausuren oder Einzelgesprächen, Bearbeitung von Zeugnissen, Urlaubsanträgen etc.
• Zuarbeit bei Verwaltungsaufgaben wie z. B. Dokumentation von Beschaffungsvorgängen, das Einholen von Angeboten und das Führen der Stellen- und Vergabedokumentation in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement.
• Einarbeitung neuer Kolleg*innen und Begleitung des Teams bei den organisatorischen Grundlagen der Projektarbeit sowie Koordination von kurzfristigen Mitarbeiter*innen und Helfer*innen.
• Unterstützung bei einzelnen Veranstaltungen, Mitwirkung/Unterstützung bei übergreifenden Veranstaltungen und Projektpräsentationen nach Absprache.
• Teilnahme an regelmäßigen Team-Treffen sowie Mitarbeit bei der Dokumentation, Ablage, Evaluation und Archivierung.
Wir freuen uns über Bewerber*innen mit folgenden Qualifikationen:
• Ausgeprägter Ordnungssinn und hohe Verlässlichkeit.
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Organisations- und Kommunikationstalent.
• Erfahrungen im Bereich Büroorganisation/Sekretariat.
• Bereitschaft, sich auf die flexiblen Strukturen und Arbeitsabläufe einzulassen und
gelassener Umgang mit Veränderungen.
• Kenntnisse im Bereich IT/Netzwerk/technische Büroadministration.
• Freude an der Aktualisierung vorhandener Strukturen.
• Abgeschlossenes (Hochschul-)Studium, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare
Qualifikation durch Berufserfahrung.
• Deutsch perfekt in Wort und Schrift, Englisch sicher, weitere europäische
Fremdsprachen von Vorteil.
• Liebe zu den darstellenden Künsten, kulturpolitische Begeisterung und Vergnügen an
der Arbeit in und mit der Freien Szene.
Die Repräsentanz der gesellschaftlichen Vielfalt in unseren Strukturen ist unser Ziel. Wir la- den daher ausdrücklich Vertreter*innen marginalisierter Perspektiven ein, sich zu bewerben. Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung von Menschen aller Geschlechter und wollen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ermöglichen. Gerne kommen wir darüber ins Ge- spräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen.
In den Projekten des LAFT Berlin werden bewusst Teilzeitstellen (in der Regel zwischen 40- 60%) geschaffen. Dies soll eine zusätzliche (künstlerische) Tätigkeit in anderen Projekten und Strukturen der Szene ermöglichen. Auch Arbeit im Home-Office wird grundsätzlich ermög- licht, für die ausgeschriebene Position ist jedoch eine regelmäßige Anwesenheit in Berlin und im Büro erforderlich. Arbeitszeiten können in Abstimmung mit den direkten Kolleg*innen überwiegend flexibel vereinbart werden. Der Vertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine längerfristige Zusammenarbeit ist jedoch ausdrücklich erwünscht.
Bitte fügen Sie der Bewerbung neben einem Lebenslauf und ggf. weiteren Unterlagen ein Schreiben bei, aus dem hervorgeht, warum Sie sich für das Performing Arts Programm und die ausgeschriebene Position interessieren (max. 2 DIN A4 Seiten). Beziehen Sie sich dabei gerne auf die bisherigen Inhalte und Angebote des Programms.
Interessiert?
Dann richten Sie Ihre Bewerbung bitte bis spätestens 31. Oktober 2023 mit der Kennziffer PAP-Buero an die Programmdirektion des LAFT Berlin Janina Benduski. Wir bitten darum, auf Fotos zu verzichten. Bewerbungen bitte ausschließlich als PDF (mit maximal drei Anlagen, möglichst in einer Datei zusammengefügt) per E-Mail zu Händen von Catrin Lichy an: bewer- bung@pap-berlin.de
Informationen zum Performing Arts Programm: www.pap-berlin.de
Informationen zum LAFT Berlin: www.laft-berlin.de
