Details

Position/Tätigkeit: Executive Assistant

Anstellungsart: Vollzeit

Standort: Mitte

Beschreibung: Im u-institut suchen wir eine*n Executive Assistant (m/w/d) für unsere Geschäftsführer*innen Sylvia Hustedt und Christoph Backes.

Über den Job

Als Executive Assistant hältst du unserer Geschäftsführung den Rücken frei, bist Sparringspartner*in, unterstützt sie in strategischen, operativen und administrativen Aufgaben und bist so für eine Vielzahl interdisziplinärer Aufgaben verantwortlich. Als Schnittstelle zwischen Kolleg*innen und Geschäftsleitung hast du dabei ein Auge auf alles, was in unserem Unternehmens- und Projektalltag passiert und koordinierst alle relevanten Informationen.

Deine Aufgaben haben dadurch sowohl strategisch-operative als auch administrative Anteile.

Das beinhaltet konkret bspw. die Vorbereitung und Unterstützung bei Projekten und Verfolgung aller terminlichen Abarbeitungen oder die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gesprächen.

Wichtiger Bestandteil deiner Aufgaben sind außerdem Terminkoordination (inkl. eventuell nötiger Reiseplanung), Korrespondenz mit Kund*innen, Bewerber*innen, Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen sowie die Beantwortung von schriftlichen und telefonischen Anfragen.

Hinweis: Die Geschäftsführung des u-instituts besteht aus vier Personen. Bei dieser Stelle handelt es sich um die Assistenz von Sylvia und Christoph.

Über dich

Berufsausbildung oder Studium ist uns egal, auch Quereinsteiger*innen sind willkommen. Wichtiger sind uns relevante (Berufs-)Erfahrung und Eigenschaften in folgenden Bereichen:

Du denkst voraus, kannst gut priorisieren und behältst stets den Überblick über alle Aufgaben, Prozesse und deren Fristen.
Du bist ein Organisationstalent kombiniert mit einer lösungsorientierten, vorausschauenden und genauen Arbeitsweise.
Du arbeitest selbstständig, verantwortungsbewusst, zuverlässig und kannst dich flexibel auf verschiedene Situationen einstellen.

Was dich bei uns erwartet, erfährst du auf unserer Job-Seite oder in unserem Magazin.