Details

Position/Tätigkeit: Persönliche Assistenz /Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Anstellungsart: Teilzeit

Qualifikation: N/A

Standort: Kreuzberg

Beschreibung: Das Owners Forum ist ein Netzwerk führender internationaler Familienunternehmen.
Die Mitglieder unseres Netzwerkes gehören zu den führenden Familien ihres jeweiligen Landes und werden ausschließlich durch ihre Eigentümer:innen vertreten. Neben Fragestellungen rund um das Familienunternehmertum nimmt das Forum globale wirtschaftliche Themen in den Blick und fördert den persönlichen Austausch über konkrete Kooperationsmöglichkeiten.
Etwa 6 Mal im Jahr versammeln sich die Mitglieder unseres Netzwerks zu Foren und Dinner-Events in internationalen Wirtschaftshubs und spannenden Orten wie Seoul, Singapur, Kapstadt, New York, Paris oder London.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Persönliche Assistenz/Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (20 h pro Woche). Die Stelle ist unbefristet.

Besetzung der Stelle: ab sofort

Ihr Profil

- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene, entsprechende Berufsausbildung plus ggf. Zusatzqualifikation (z.B. kaufmännische Ausbildung plus Weiterbildung zur:m internationale:r Managementassistent:in)
- Sie verfügen über mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sie schreiben und sprechen fließend Deutsch und Englisch (C1 Level)
- Sie haben sehr gute Kenntnisse aller gängigen MS-Office Anwendungen, insbesondere Word und Excel
- Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit, hervorragendes Selbstmanagement und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sie besitzen ein hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität
- Sie haben Freude daran, ihren Bereich zu entwickeln und zu strukturieren
- Sie bringen eine hohe Lernbereitschaft mit sowie eine Bereitschaft, sich die Prozesse und Arbeitsweisen des Owners Forums anzueignen
- Sie sind überdurchschnittlich belastbar, zuverlässig, flexibel und bewahren auch in Stresssituationen einen kühlen Kopf und Ihren Humor
- Sie können eine Vielzahl paralleler Aufgaben gleichzeitig jonglieren und eine Hands-on-Mentalität zeichnet Sie aus
- Sie haben eine offene und positive Ausstrahlung sowie sichere Umgangsformen
- Sie kommunizieren wertschätzend und respektvoll

Ihre Aufgaben

- Planung, Koordination und Organisation geschäftlicher und privater Belange beider Geschäftsführer (ansässig in Berlin/Zürich und Singapur)
- Organisation international stattfindender geschäftlicher und privater Termine
- Planung, Koordination und Buchung von Dienstreisen
- Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung der internen, digitalen Sitzungen beider Geschäftsführer sowie anschließende Weiterleitung an die entsprechenden Teams
- Beantwortung von Anfragen unserer Mitglieder in Bezug auf Empfehlungen von z.B. Restaurants, Hotels, Tourguides, etc.
- Recherche, Kauf und Versand von Geschenken für Mitglieder und relevante Kontakte in unserem Netzwerk
- Verwaltung der postalischen Korrespondenz
- Urlaubsvertretung im Bereich Office Management
- Fortlaufende Evaluation sowie Verschriftlichung der positionsbezogenen Prozesse und Leitfäden

Wir bieten

- Einen spannenden Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Aufgaben
- Kurze Kommunikationswege
- Attraktive Büroräume
- Die Möglichkeit remote zu arbeiten

Bitte adressieren Sie Ihre Bewerbung mit dem Betreff ‚Bewerbung Assistenz’ an:
Hannah Stross /Director /The Owners Forum /bewerbung@ownersforum.de

Um die Effektivität unserer Ausschreibungskanäle auswerten zu können, bitten wir Sie um Ihre Mithilfe. Bitte teilen Sie uns in Ihrer Bewerbung mit, auf welchem Stellenausschreibungs-Portal Sie unsere Ausschreibung gefunden haben. Die Angaben haben keine Auswirkung auf den Bewerbungsprozess.

Für weitere Rückfragen wenden Sie sich bitte an:
Ana Delgado Serrano, HR
E-Mail: bewerbung@ownersforum.de
Tel: +49 30 609895555

Weitere Informationen über das Owners Forum finden Sie unter:
www.ownersforum.de/careers