Für drei impulsgebende Kulturinstitutionen bildet die KBB - Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH - das gemeinsame Fundament: die Internationalen Filmfestspiele Berlin, das Haus der Kulturen der Welt und die Berliner Festspiele mit dem Festivalhaus und ihrem Ausstellungshaus, dem Gropius Bau.
Die Internationalen Filmfestspiele Berlin (IFB) sind das wichtigste Kulturereignis der Stadt, eines der angesehensten Events der internationalen Filmindustrie und zugleich das größte Publikumsfestival der Welt.
Wir suchen zum 01. November 2023
ein*e kommunikations- und organisationsstarke
Persönlichkeit (w/m/d) im Bereich Logistik und Veranstaltungsorganisation
für den Berlinale Co-Produktion Market
Die Position ist bis 15.03.2024 befristet.
Der Berlinale Co-Production Market ist eine fünftägige, englischsprachige Veranstaltung mit ca. 800 Fachbesuchern während der Berlinale (17.-21.2.2024). Es finden parallel ca. 1.500 halbstündige Projektmeetings mit den 45 ausgewählten Film- und Serien-Projekten statt und ein Konferenzprogramm mit Panels und Präsentationen. Die Teilnehmer werden verpflegt, es gibt Lunches, Kaffeepausen mit integrierten Veranstaltungen und Empfänge sowie eine Party mit bis zu 900 Personen.
Ihre Aufgaben – Gestalten, mitwirken, teilhaben.
Verantwortung für logistische Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung Berlinale Co-Production Market im Rahmen des Projekt-Budgets, insbesondere:
Kostenüberwachung des für die Veranstaltung vorhandenen Budgets für Location-Miete, Veranstaltungs-Technik, Messebau, Catering, Event-Agentur, Dekoration, Bühnenausstattung und Personal vor Ort wie Wachdienst, ggf. Vorbereiten der Ausschreibungen für die Dienstleister
Planung der Ausstattung inkl. Angebotseinholung, Vertragsverhandlung und Auftragsvergabe, Auswahl und Anmietung Veranstaltungs-Technik, Messebau, Personal vor Ort, wie Wachdienst, Catering, in Absprache mit Event-Agentur und Administration
Organisation (Vorbereitung, Koordination und Überwachung) der Veranstaltung inklusive aller Teilveranstaltungen, mit Unterstützung durch externe Event-Agentur, insbesondere Veranstaltungstechnik, Computer- und Internet-Logistik, Umzüge, Catering, Wachdienst, Personal vor Ort, Getränke, Drucksachen/Branding-Koordination, Erstellung Einlasslisten und Koordination Einlassregelungen. Absprachen mit den relevanten anderen internen Abteilungen und Schnittstellen sowie externen Anbietern.
Abwicklung der Anmietung Abgeordnetenhaus von Berlin als Haupt-Veranstaltungsort und 2-3 weiterer Locations für einzelne Events, Raumbedarf und Vertragsgestaltung, Sichten der Räume, Prüfen Technikvoraussetzungen
Eigenverantwortliche Erstellung des für alle geltenden Produktionsplans inklusive Schichtplanung für das Team
Auswahl, Koordination und Überwachung der Festival-Praktikanten und weiterer Hilfskräfte, wie des Einlasspersonal (über Dienstleister, insgesamt 5-10) in Abstimmung mit Office-Management, Administration und Leitung
Planung der Gestaltung und Aufbau Bühnen in Absprache mit Event-Agentur und CoPro-Leitung
Unsere Anforderungen - Das bringen Sie mit.
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Eventmanagement oder ein vergleichbarer Abschluss oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
Berufserfahrung in Kulturinstitutionen, idealerweise im Festivalbetrieb oder Berufserfahrung im Filmproduktionsbereich (z.B. Produktionsassistenz, Organisation)
Sichere Kenntnis der gängigen MS Office Anwendungen (insbesondere Word und Excel, Outlook), wünschenswert: Powerpoint, MS Access
Deutschkenntnisse (Level C2) und Englischkenntnisse (Level C1) gemäß Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen
Motivierte, sorgfältige, strukturierte, zuverlässige und selbständige Arbeitsweise sowie Spaß an Teamarbeit
Hohe Service-, Organisations- und Kommunikationskompetenz
Sensibler und souveräner Umgang mit Konflikt- oder Stresssituationen
Für Bewerbungen aus Nicht-EU Staaten ist eine gültige Arbeitsgenehmigung erforderlich
Sensibilität für die besonderen Belange einer gemeinnützigen Kultureinrichtung
Willkommen bei uns – Das bieten wir.
Wir bieten ein vielseitiges Aufgabenfeld mit großer Eigenverantwortlichkeit. Unsere innovative Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungen bietet Gestaltungsmöglichkeiten und optimale Voraussetzungen für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung. Unser anspruchsvolles Unternehmensleitbild legt den Grundstein für das gute Betriebsklima. Ein umsichtiger Umgang mit Ressourcen kennzeichnet unsere Arbeit;
eine Vergütung nach TVöD Bund (Entgeltgruppe 9a);
die wöchentliche Arbeitszeit beträgt im November 9,75 Stunden (25%), im Dezember 19,5 Stunden (50%), von Januar bis Februar 2024 39 Stunden (100%) und im März 2024, 19,5 Stunden (50%).
zusätzliche Altersvorsorge (VBL) in Abhängigkeit vom Vertragsverhältnis;
flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit des Mobilen Arbeitens nach Absprache;
Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen;
30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche;
zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester;
vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen;
Die KBB setzt sich für Diversität und Inklusion in unseren Teams ein. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unserer Beschäftigten sind Garanten für Kreativität, Innovation und Erfolg unserer internationalen Kulturarbeit. Dabei lebt die KBB ein diskriminierungskritisches Verständnis von Diversität. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von allen Menschen mit passenden Einstellungsvoraussetzungen. Bewerbungen von Menschen mit Angabe einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Erfüllen Sie nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wenn Sie sich für diese Stelle interessieren, aber Ihre bisherigen Erfahrungen nicht perfekt mit jeder Qualifikation in der Stellenbeschreibung übereinstimmen, möchten wir Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben. Vielleicht Sind Sie genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position.
Nicht alle Arbeitsplatzbereiche für diese Position sind bereits barrierefrei. Wir möchten jedoch dem jeweiligen individuellen Bedarf entsprechend eine bestmögliche Lösung finden. Bitte nehmen Sie bei Bedarf gerne mit uns Kontakt auf, damit wir gemeinsame Möglichkeiten eruieren können. Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an die Mitarbeiter*innen der Personalabteilung der KBB (info-jobs@kbb.eu) oder die Schwerbehindertenvertretung (sbv@kbb.eu).
Alle eingegangenen Bewerbungsunterlagen werden nach spätestens sechs Monaten gelöscht. Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich 14 Tage nach Ende der Bewerbungsfrist statt. Sie werden in Form von strukturierten Interviews durchgeführt, um eine vergleichbare Beurteilung der Bewerber*innen zu ermöglichen.
Kontakt.
Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Martina Bleis unter info-jobs@kbb.eu gerne zur Verfügung.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und ggf. Zeugnisse) bis zum 15. Oktober 2023 ausschließlich über https://short.sg/j/36087106 ein.
Nähere Informationen finden Sie unter www.kbb.eu.
Wir können Ihnen Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Ihr Verständnis.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
