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Details

Position/Tätigkeit

Assistenz Office Management der Intendanz (w/m/d)

Anstellungsart

Vollzeit

Standort

Regional

Beschreibung

Für drei impulsgebende Kulturinstitutionen bildet die KBB - Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH - das gemeinsame Fundament: die Internationalen Filmfestspiele Berlin, das Haus der Kulturen der Welt und die Berliner Festspiele mit dem Festivalhaus und ihrem Ausstellungshaus, dem Gropius Bau.

Die Berliner Festspiele realisieren ganzjährig eine Vielzahl hoch spezialisierter Festivals, Ausstellungsprojekte und Einzelveranstaltungen. Unsere Arbeit gilt der Präsentation bemerkenswerter Positionen zeitgenössischer Kunst im Bereich der Musik, der Performing Arts, Bildenden Kunst, Literatur und des Künstlerischen Nachwuchses.

Das Office Management der Intendanz der Berliner Festspiele sucht zum 01.11.2024 befristet bis 31.08.2027 ein Organisations- und Kommunikationstalent als

Assistenz Office Management der Intendanz
(w/m/d)

Ihre Aufgaben - Gestalten, mitwirken und teilhaben.
• Unterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäfts, sowie allgemeine Bürotätigkeiten inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Dienstreisen
• Koordination des digitalen und analogen Posteingangs des Intendanten und Führen seiner Korrespondenz, inkl. Ablage
• Strukturierung und Überwachung der Termine des Intendanten
• Vorbereitende Buchhaltung für Abrechnung von Kosten im Intendanzbüro, inkl. Kreditkarten- und Paypalabrechnung
• Koordination des internen Informationsaustausches zwischen dem Intendanten, den Programmbereichen der Berliner Festspiele und den Geschäftsbereichen der KBB GmbH
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und der dazugehörigen Materialien, inkl. Ablage sowie Protokollführung
• Erfassung und Pflege der Kontaktdaten des Intendanten
• Organisation der Gästebetreuung und deren Bewirtung
• Beschaffungsdurchführung gemäß VOL/A, inkl. Abrechnung

Unsere Anforderungen – Das bringen Sie mit.
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation/-management oder gleichwertige Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
• Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit/Vorzimmertätigkeit in einer Kulturinstitution, vorzugsweise im Theater- oder Festivalbetrieb
• Sensibilität für die besonderen Belange einer Kultureinrichtung
• Großes Organisationstalent und eigenständiges Arbeiten
• Teamfähigkeit, Flexibilität in Belastungssituationen sowie sicheres und freundliches Auftreten
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Software und beherrschen insbesondere die Terminkoordination über Outlook
• Sprachkenntnisse in Deutsch Level C1 und Englisch Level B2 gemäß GER

Willkommen bei uns – Das bieten wir.
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem sehr dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution
• Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD E4 zzgl. einer Vorzimmerzulage)
• Zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
• Wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit nach Absprache
• 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester
• Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen
• Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH
• Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr

Ihre Bewerbung.
Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggfs. Referenzen) bis 15.10.2024 ausschließlich über den Online bewerben Button (https://short.sg/a/49377163) ein.

Kontakt und Wissenswertes.
Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Christine Leyerle unter info-jobs@kbb.eu gerne zur Verfügung. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an support@softgarden.de.
Erfüllen Sie nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wir möchten Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben. Vielleicht sind Sie genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position.
Aus technischen Gründen sind wir aktuell leider noch nicht in der Lage, Bewerbungen ohne Namen zu berücksichtigen. Wir bitten Sie dennoch bei Ihrer Bewerbung auf die Einsendung eines Bewerbungsfotos und auf Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Herkunft, Ihre geschlechtliche Identität, Ihr Alter oder andere persönliche Merkmale zulassen zu vermeiden. Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen laden wir ausdrücklich ein, sich bei uns zu bewerben.
Bei weiteren Fragen bitten wir Sie ganz herzlich, unsere Webseite zu besuchen https://www.kbb.eu Dort finden Sie Informationen zu unserem Bewerbungsprozess, Diversität und Inklusion sowie den Datenschutzbestimmungen der KBB GmbH.
Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Verständnis.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Veröffentlicht bis

15.10.2024

Kontaktdaten

Institution

KBB - Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH

Adresse

Schöneberger Straße 15

10963 Berlin

Deutschland

Kontaktperson

Kathleen Kriebitzsch

Web

https://www.kbb.eu/de/startseite/index.php

Kategorien

Tätigkeitsfeld

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